KEPROTOKOLAN/ RIYAN

KEPROTOKOLAN

BY RIYAN WIGATI ROHMAH

SEMESTER/KELAS: VI-A

NPM:12.073045.2110.0071

Pengertian Protokol, Protokoler, dan Keprotokolan.

Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.

Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um), dan bahasa Yunani protocollon.

Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup  secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini  menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Pengertian menurut UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan:

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. 

UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. adalah pengganti Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol yang sudah dianggap tidak sesuai dengan zaman.

BAB I
KETENTUAN UMUM 

Pasal 1 
Dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan:

1. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

2. Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan undangan lain.

3. Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.

4. Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

5. Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

6. Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

7. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan Pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang.

8. Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.

9. Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.

10. Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya mendapat pengaturan Keprotokolan.

11. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.

A.    Pengertian Keprotokolan

Dalam KBBI  Moeliono (1990:704) berpendapat bahwa protokol adalah peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu Negara. Protokoler adalah orang yang melaksanakan kegiatan protokol. Sedangkan keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprotokolan di Indonesia adalah undang-undang protokol yaitu peraturan perundang-undangan dibidang “domain” keprotokolan dan yang berkaitan “related” dengan keprotokolan.

B.     Sejarah Kata Protokol

Secara etimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan  bahasa Yunani protocollon. Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal. Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

C.    Jenis-jenis Kegiatan Protokol

Kegiatan protokol dibagi ke dalam dua bagian berikut pembagiannya.

a.       Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan

Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:

1)      Upacara pelantikan dan serah terima jabatan

2)      Upacara penandatanganan naskah kerjasama

3)      Upacara sumpah pegawai

4)      Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

5)      Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

b.       Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

1)      Upacara Dies Natalies

2)      Upacara wisuda sarjana

3)      Upacara pengukuhan guru besar

4)      Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

D. Aktivitas Protokoler

Menjadi ptotokoler adalah tugas yang tidaklah mudah oleh sebab itu, kita harus memahami tugas/aktivitas apa saja yang akan dilaksanakan oleh protokeler demi kelancaran kegiatan/acara yang telah dilaksanakan.Ada lima aktivitas protokeler yakni meliputi:

a.       Tata ruang adalah pengaturan atau penyiapan ruangan yang akan dijadikan tempat kegiatan/acara. Pada penataan ini setiap unsur baik unsure barang maupun personil disusun secara tertib dan terkendali.

b.      Tata upacara adalah pengaturan atau penyiapan susunan/rangkaian acara yang akan dilaksanakan dari awal hingga akhir acara. Biasanya acara akan dipandu oleh pembawa acara/MC.

c.       Tata Tempatadalah pengaturan atau penyiapan lokasi tempat acara dilaksanakan.

d.      Tata Busana, adalah pengaturan atau penyiapan busana apa saja yang akan dikenakan dalam acara sesuai dengan konsepan acara yang telah disusun.

e.       Tata Warkat, adalah pengaturan atau penyiapan surat menyurat yang terkait  acara.

E. Syarat-syarat Menjadi Protokoler

Agar mampu menjadi protokoler yang baik maka, setiap orang harus mengetahui dan memahami hal-hal besar dan kecil dari protokoler itu sendiri. Hal yang harus diketahui dan dipahami diantaranya adalah syarat-syarat menjadi protokoler. Syarat-syarat ini hendaknya benar-benar dipelajari oleh protokoler yakni protokoler harus:

1.      Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia sehingga mampu mendalami acara dengan baik dan memudahkan penyampaian pikiran kepada pendengar dalam komunikasi stu arah.

2.      Bermental kuat dan kepribadian tangguh yang dapat membuat pekanya rasa tidak mudah menyerah dan timbul kepercayaan diri.

3.      Terampil dan cekatan menguasai situasi sehingga acara dapat berjalan dengan efektif dan efisien tanpa ada hal-hal yang melenceng jauh dari agenda yang telah disusun.

4.      Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat seperti adanya jiwa kepemimpinan

5.      Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul

6.      Sangat memahami perasaan orang lain

7.      Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang

8.      Pandai membawa diri dan selalu mawas diri

9.      Rendah hati tetapi tidak rendah diri sikap ini penting karena dengan rendah hati kita mampu menghargai orang-orang disekeliling dengan baik. Karena sekecil apapun tugas seseorang tetap memiliki tanggung jawab besar dalam menyukseskan acara.

10.  Penampilan menarik untuk membuat orang lain memperhatikan kita maka, sudah selayaknyalah kita tampil dengan tampilan semenarik mungkin. Dari segi cara berbicara, gerak tubuh, ketegasan jalan dan lainnya.Menarik bukan berarti harus mahal, mewah, dan meriah namun, yang terpenting adalah keserasian dengan tema acara.

11.  Pandai berbusana sesuai dengan suasana yakni tidak berlebihan dalam memakai busana yang terpenting adalah keserasian dengan tema acara.

12.  Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik berbahasa dengan senatural mungkin sehingga terpancar aura yang baik dan enak dipandang.

13.  Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen

14.  Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing poin ini penting terutama untuk komunikasi, yang nantinya akan mampu membuat acara lebih eksklusif.

A.   PENGERTIAN PROTOKOL

1.      Pengertian dan Sejarah Protokoler

Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat. Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole,bahasa Latin protocol (um) dan  bahasa Yunani protocollon.  Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford, "Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats."

Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.  Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.  Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”

Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

2.      Persyaratan Menjadi Protokoler.

Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :

a Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia

b.  Bermental kuat dan kepribadian tangguh

c.  Trampil dan cekatan menguasai situasi

dMampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat

e. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul

f.  Sangat memahami perasaan orang lain

g.  Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang

h.  Pandai membawa diri dan selalu mawas diri

i. Rendah hati tetapi tidak rendah diri

j. Penampilan menarik

k. Pandai berbusana sesuai dengan suasana

l.  Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik

m. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen

n.  Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

      Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.

3.      Jenis-jenis Kegiatan Protokol

Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:

a.      Jenis kegiatan Kenegaraan yang bersifat antara lain berbentuk:

1)      Upacara pelantikan dan serah terima jabatan

2)      Upacara penandatanganan naskah kerjasama

3)      Upacara sumpah pegawai

4)      Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

5)      Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

b.      Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

1)      Upacara Dies Natalies

2)      Upacara wisuda sarjana

3)      Upacara pengukuhan guru besar

4)      Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

4.      Aktivitas Protokoler

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu:

1.         Tata ruang

2.         Tata upacara

3.         Tata tempat

4.         Tata busana

5.         Tata warkat

a.      Tata ruang

Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Yang perlu diperhatikan :

1)      Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja).

2)      Papan nama petunjuk yang diperlukan.

3)      Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat.

4)      Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

b.        Tata upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

1)      Jenis kegiatan

2)      Bahasa pengantar yang dipergunakan

3)      Materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain.  Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

c.         Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.

Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:

1)      Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.

2)      Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

d.                    Tata Busana

Tata busana yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.  Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:

1)      Pakaian Sipil Lengkap (PSL)

2)       Pakaian Sipil Harian (PSH)

3)       Pakaian Oinas Lapangan (PDL)

4)      Pakaian Dinas Harian (PDH)

5)      Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.

6)      Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)

7)      Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)

8)      Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

e.                     TataWarkat

Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

1)      Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.

2)      Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.

3)      Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.

4)      Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.

5)      Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.

6)      Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.

7)      Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.

8)      Menentukan batas waktu penerimaan tamu.

9)      Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)

10)  Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

5.  Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:

a.  Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.

b.  Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan

c.  Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

6.      Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.  Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.