SEJARAH DAN PENGERTIAN PROTOKOL

SEJARAH DAN PENGERTIAN PROTOKOL

By: NUR AZIZ ASMUNI

NPM: 12.073045.2110.0061

Istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari: catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara. • Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”

Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

Sejarah dan Pengertian Protokol

Kata Protokol berasal dari Bahasa Yunani“Prot os” (yang pertama) dan “Kolla”(lem atau perekat). Diartikan sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.

Protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam seluruh kegiatan antar bangsa.

Beberapa pengertian protokol vMenurut buku panduan lengkap dalam dunia diplomatik dan sosial Protokol adalah seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata kehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan negara serta wakil-wakilnya. Protokol adalah suatu pedoman tata cara internasional. vMenurut pasal 1 ayat (1) UU Nomor 8 Tahun 1987 Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannaya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

Ruang Lingkup Protokol

·        Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan terhadap jenazah.

·        Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara , pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu.

·        Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi.

Jenis-jenis Kegiatan Protokol Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:

a.       Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:

1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan

2) Upacara penandatanganan naskah kerjasama

3) Upacara sumpah pegawai

4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya

b.      Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

1) Upacara Dies Natalies

2) Upacara wisuda sarjana

3) Upacara pengukuhan guru besar

4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

Aspek-aspek protokol

·        Regulation yaitu menguasai berbagai keprotokolan.

·        Preseance yaitu memberikan kelayakan kepada orang atau lambang, pengaturan tata tempat, pengaturan tata ruang.

·        Appearance yaitu penampilan seseorang yang bernuansa keprotokolan.

·        Koordinasi yaitu hubungan kerjasama seluruh anggota dalam pelaksanaan kegiatan.

·        Etiket yaitu tata sopan santun.

·        Bahasa yaitu penggunaan bahasa indonesia yang baik dan benar.

·        Security yaitu pengamanan.

·        Leadership yaitu seorang protokol harus mencerminkan seorang pemimpin.

Unsur-unsur dalam protocol

1.      Tata cara Acara/Upacara harus dilakukan dengan khidmad & tertib, menurut aturan dan adat yang sudah tetap dan harus ditaati

2.      Tata krama Diperlukan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi-rendahnya derajat pejabat, disesuaikan dengan peristiwanya.

3.      Aturan Acara/Upacara terikat pada rumus-rumus tertentu yang sudah tetap (seating arrangement, tata tempat, perlakuan terhadap bendera/lagu kebangsaan, lambang negara).

Strategi Keprotokolan

Adalah suatu pernyataan mengenai arah dan tindakan yang diinginkan meliputi rencana program dan tindakan manajemen untuk mencapai tujuan yang diinginkan yang menumbuhkan kepuasaan baik dari pimpinan, pengamat dan masyarakat upacara.

Dibagi menjadi 2 antara lain:

·        Arah yaitu bahwa setiap pelaku didalam upacara dapat mengetahui tentang peranan, tentang fungsi kegiatan yang akan dilaksanakan sehingga tidak memerlukan secara optimal dari protokol officers.

·        Tindakan yaitu mengdakan identifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara yakni sumber daya aparatur, organisasi sistem kerja/manajemen dan lingkungan pendekatan analisis CSIA yaitu Critical Succes Issues Analysis yang terdiri dari analisis kekuatan, kelemahan dan peluang internal serta tantangan baik yang bersifat internal maupun eksternal organisasi.

TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5 BIDANG

1.      Tata Ruang

2.      Tata Tempat

3.      Tata Upacara

4.      Tata Busana

5.      Tata warkat

TATA RUANG_ Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference, dsb). Lambang negara, bendera, gambar Presiden dan Wakil Presiden. Meja, kursi, dan podium. Tata cahaya. Tata suara. Dekorasi. Perlengkapan upacara (sirine, gong, prasasti, dll).

TATA TEMPAT Adalah norma yang berlaku dalam hal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan kedudukan sosialnya.

-         Tata tempat duduk.

-         Tata urutan memasuki kendaraan

-         Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang.

TATA UPACARA Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. Yang perlu diperhatikan adalah:

·        jenis kegiatan

·        bahasa pengantar

·        materi aktivitas

·        menyusun acara dengan urutan yang benar

·        menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acarmenetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya, pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir.

TATA BUSANA Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan. • TATA WARKAT Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan.

Terima kasih..

Daftar Pustaka:

Atie Rachmiatie, 2007. Etiket Keprotokolan, www.kopertis4.or.i d diakses pada tanggal 15 juni 2011 Materi Keprotokolan. www.google.com PP 62/1990, ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat